就業規則違反を発見した場合の対応方法

企業が持続的に成長し、健全な職場環境を維持するためには、規律の維持が不可欠です。

しかし、どれほど整備された組織であっても、従業員による就業規則違反（無断欠勤、業務命令違反、ハラスメントなど）が発生するリスクはゼロではありません。

社内で就業規則違反を発見した場合、感情的な対応や手続きを欠いた処分を行うと、事後的に労使紛争に発展し、企業側が法的なリスクを負うことにもなりかねません。

今回は、就業規則違反が発生した際に企業が取るべき適正な対応手順、懲戒処分の注意点、具体的な判例、および未然に防ぐための対策を解説していきます。

就業規則違反を発見した場合の会社側の対応は？

従業員の就業規則違反を発見した際、会社側は客観的な事実確認を行い、段階を踏んで慎重に対応する必要があります。

違反行為の指摘と指導

違反行為を発見した場合、まずは対象の従業員に対して、どの行為が、就業規則のどの条項に違反しているかを明確に指摘し、口頭または書面で業務改善指導を行います。

指導の際には、言った・言わないのトラブルを防ぐため、日時、指導内容等を記録した注意書、指導書といったような書面を交付するか、詳細な面談記録を残しておくことが重要です。

弁明・改善の機会を与える

会社側の一方的な判断で処分を下すことはお勧めできません。
懲戒処分ではないとしても、対象従業員に対して、事実関係に対する弁明の機会（言い分を聴く機会）を与えるべきです。

従業員側の言い分に酌むべき事情（上司の指示の誤解など）があることもありますし、そもそも、従業員の違反行為自体の存否に誤解があることもあります。

改善を求めるにせよ、懲戒処分に進むにせよ、まず従業員の言い分を聞くことから始めることには意義があります。

始末書の提出を求める

指導を行っても改善が見られない場合や、違反行為が軽微とは言えない場合、事実関係を認めさせ、反省を促すために始末書の提出を求めるということも考えられます。
なお、次項で解説する懲戒処分とことなり、自発的な反省を促すための文書であって、提出を強制することはできません。

懲戒処分の検討

指導を経ても、違反行為に改善がみられない場合、または初回の行為であっても企業秩序を位置汁く損ねるような重大な違反である場合は、懲戒処分を検討します。

懲戒処分には、軽い順に「戒告・譴責（けんせき）」「減給」「出勤停止」「降格」「諭旨解雇（ゆしかいこ）」「懲戒解雇」などがあります。処分の選択にあたっては、違反行為の悪質性と処分の重さが釣り合っているかを慎重に見極める必要があります。

解雇は最終手段

解雇は、労働契約を会社の一方的意思によって終了させる行為であって、労働契約法によって厳格に制限されており、最終手段です。

就業規則に違反する行為があったからと言って、何らの改善も求めずに直ちに解雇を選択することは非常にリスクの高い行為です。仮に解雇を選択せざるを得ないとしても、弁護士等の専門家に相談し、入念な準備をしたうえで、対応していくべきです。

違反した従業員に懲戒処分をする際の注意点

懲戒処分は、企業が持つ制裁権限ですが、厳格な手続き要件が求められています。また、以下の注意点を見過していると、事後的に労働裁判や労働審判で争われた際、無効と判断されます。

就業規則に懲戒事由を規定する必要性

懲戒処分を行うためには、あらかじめ就業規則に、どのような行為が懲戒対象となるか（懲戒事由）、どのような処分が下されるか（懲戒の種類）が明記されており、それが従業員に周知されていることが必要となってきます。

刑罰における罪刑法定主義に類する原則であり、事後に有効となったルールで過去の行為を処罰することはできません。

懲戒解雇では退職金を減額・不支給にできるか？

多くの企業の退職金規程には「懲戒解雇の場合は退職金の全部または一部を不支給とする」という規定が存在します。

しかしながら、退職金には賃金の後払い的性格があることから、退職金規程に全部又は一部不支給事由が書いてあるからといって当然に全額不支給が認められるわけではありません。

判例上、退職金の全額不支給や著しい減額が認められるのは、それまでの永年勤続の功労をすべて抹消（帳消し）にしてしまうほど、企業に対する著しい背信行為があった場合に限定されます。

単なる業務命令違反や勤怠不良を積み上げたような懲戒解雇の場合、全部不支給は難しいことに注意が必要です。

就業規則に懲戒事由を定めていなかった場合

もし、自社の就業規則に当該違反行為に対応する懲戒事由が定められていなかった場合、前記したとおり、懲戒処分を行うことはできません。

そもそも就業規則に法的効力はあるのか？

就業規則は、一定の要件を満たすことで労働契約の内容となり、労使双方を拘束する法的効力を持ちます。

労働契約法第7条では、「労働者及び使用者が労働契約を締結する場合において、使用者が合理的な労働条件が定められている就業規則を労働者に周知させていた場合には、労働契約の内容は、その就業規則で定める労働条件によるものとする。…」とされており、周知されていれば労働契約の内容となります。

また、同第１２条では「就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については、無効とする。

この場合において、無効となった部分は、就業規則で定める基準による。」とされており、就業規則の最低基準効が規定されています。

退職後に就業規則違反が発覚した場合はどうする？

従業員が既に退職した後に、在職中の重大な就業規則違反（横領や顧客データの持ち出し等）が発覚するケースがあります。

損害賠償請求のために違反の証拠を揃えておく

既に退職しているため、出勤停止や懲戒解雇といった社内処分を下すことはできません。
ただし、退職金の返還規定がある場合には、返還を求めることは検討されます。

この場合、会社が被った具体的な実害がある場合は、民法第709条（不法行為）または民法第415条（債務不履行）に基づき、元従業員に対して損害賠償請求を行うことを検討することになります。

従業員が責任を争うことも想定し、裁判を見据えて、PCの操作ログ、アクセスの履歴（データ持ち出しの証拠）等、証拠をそろえておくことが重要です

就業規則違反者を出さないための企業側の対策

事後対応には多大なコストと労力がかかります。
最も重要なのは、違反者を出さないための予防策です。

就業規則の周知徹底

そもそも、労働基準法第106条により、会社は就業規則を従業員に周知する義務を負っています。

入社時の研修で就業規則を読み合わせる、社内イントラネット（共有サーバー）の誰でもいつでもアクセスできる場所に保管するなどの方法で、実質的な周知を徹底し、服務規律の内容や、就業規則違反のリスクを従業員に理解させる必要があります。

定期的な見直しの必要性

法改正（ハラスメント対策の義務化、育児介護休業法の改正など）や、社会情勢の変化（テレワークの普及、副業・兼業の解禁、SNS利用のリスクなど）に伴って、従来型の就業規則では対応できない、企業にとっての新たな問題行動も生まれてきています。

作ったきりアップデートしていないという状態では、現代の労務トラブルに適切に対処していくことはできません。少なくとも数年に一度は、労働法専門の弁護士等のチェックを受け、最新の法制・実務に適した内容に見直す必要があります。

就業規則違反に関する判例

懲戒解雇された従業員が退職金の全部不支給について争った裁判例として、ヤマト運輸事件（東京地判平１９年８月27日）があります。

事件の概要

大手運送会社にセールスドライバーとして勤める従業員が、業務終了後に、酒気帯び運転をしたことに対し、会社が懲戒解雇にするとともに、退職金規程に従って、退職金を全部不支給としたため、従業員が退職金の支払いを求めて提訴したという事案です。

裁判所の判断

裁判所は、懲戒解雇自体は有効であるものの、「原告は他に懲戒処分を受けた経歴はうかがわれないこと，この時も酒気帯び運転の罪で罰金刑を受けたのみで，事故は起こしていないこと，反省文（甲１）等から反省の様子も看て取れないわけではないことなどを考慮すると，上記原告の行為は，長年の勤続の功労を全く失わせる程度の著しい背信的な事由とまではいえないというべきである」と述べて、退職金の３分の１について、会社に支払いを命じました。

ポイントと解説

懲戒解雇自体が有効であっても、裁判所は直ちに退職金の全部不支給を認めるわけではないということを改めて示したところがポイントです。

就業規則を違反する従業員の対応でお悩みなら弁護士にご相談下さい。

従業員による就業規則違反への対応は、初動の事実確認のステップから、最終的な処分決定に至るまで、一歩間違えれば不当な処分として会社側が損害賠償や未払い賃金の支払いを命じられるリスクがあります。

実際の従業員対応だけでなく、就業規則の定期的な見直しも含めて、専門家である弁護士にご相談いただくことをお勧めいたします。

埼玉県内で就業規則に違反する従業員の対応でお悩みの企業の方は、ぜひ一度、弁護士法人ALG＆Associates 埼玉法律事務所にご相談下さい。