業務中に私的メール・ネット利用をする従業員への対応

業務のIT化が進む中、従業員によるインターネットやメールの利用は必要不可欠なものとなっています。
その一方で、業務時間中に私的な目的でこれらを利用している従業員が存在するため、生産性低下や情報漏洩のリスクが問題となっています。

今回は、従業員による私的メール・インターネット利用に対して、どのように対応していくべきかを解説します。

なぜメールやネットの私的利用を禁止すべきなのか？

企業が従業員の私的利用を制限・禁止すべき理由は、単なるマナーの問題ではなく、法的・経済的なリスク管理に直結するためです。

情報漏洩による会社へのダメージ

従業員が業務用の端末から私的なウェブサイトにアクセスしたり、私的なメールを送受信したりすることで、ウイルス感染やフィッシング詐欺の被害に遭うリスクが高まります。
これによって、企業の機密情報や顧客の個人情報が漏洩した場合、企業は損害賠償責任を負う可能性があり、社会的信用も失う恐れがあります。

従業員が負う「職務専念義務」

従業員には、雇用契約に基づき、勤務時間中は誠実に業務に従事し、職務以外の行為を控える義務を負っています（職務専念義務）。

業務と関係ないメールやネットの私的利用は、雇用契約に基づく職務専念義務違反であり、生産性の低下に直結する行為です。

インターネットの私的利用を禁止することは可能か？

上記のように、従業員は職務専念義務を負っていることから、就業時間中にインターネットの私的利用を禁止することは可能です。
また、業務用パソコンには会社の施設管理権が及ぶことから、施設管理権に基づいて、就業時間にとらわれず私的利用を禁止することも可能です。

会社によるモニタリングやメールの閲読は許される？

業務パソコンには会社の施設管理権が及びますから、私的利用の有無を監視するため、社会通念上相当な範囲を逸脱しない限りは許されるものと考えられています。

従業員のプライバシー保護における注意点

しかしながら、サイトの閲覧履歴やメールの送受信履歴は従業員のプライバシーにもかかわってくるため、個人情報保護の観点から一定の制限を受ける場合があります。

無用なトラブルやリスクを避けるため、就業規則によるルールの明文化を行っておくと安心です。

パソコンのモニタリングが違法になるケースとは？

モニタリング権限のない従業員がパソコンをモニタリングする場合や、権限があったとしてもモニタリングを行う合理的必要性がないにもかかわらず、嫌がらせ目的や個人的関心を満たす目的で起こった場合などは、社会通念上相当な範囲を逸脱するものとして、違法となる恐れがあります。

業務中のメール・ネットの私的利用を防止するには

事前のルール作りとその周知が不可欠です。

就業規則によるルールの明文化

就業規則において、服務規律として職務専念義務やメール、ネットの私的利用を禁止する条項を設けることが必要です。また、モニタリングに関しても、予め明文化しておくことも肝要です。
そして、服務規律違反に関して懲戒事由と定めることで、私的利用の禁止に実効性を持たせることも重要です。

従業員への教育・指導

規則によって定めたとしても、これが周知されていなければ意味はありません。
従業員に対して、私的利用の問題（職務専念義務違反、情報漏洩リスク）を教育、指導することで、業務中のリスクを防ぐことが出来ます。

休憩時間中の利用制限について

休憩時間については、指揮命令からの解放が必要となるため、私的なインターネット使用を制限することには問題がありますが、少なくとも、会社の施設（PCやネットワーク）を利用することまで許容しなければならないわけではありません。

施設管理権に基づいて、休憩時間であっても会社PCの私的利用を禁止することは可能です。

業務中のメール・ネットの私的利用への対応

業務中に私的利用が発覚した場合、企業としては生産性の低下や情報漏洩のリスクを回避するため、適切に対応していく必要があります。

懲戒処分の対象となるのか？

就業規則に私的利用を禁止し、その違反を懲戒事由として定めているのであれば、懲戒事由となり得ます。

メール・ネットの私的利用ではどの程度の処分を検討すべきか？

これは事案によりますが、はじめは戒告やけん責といった軽い処分に留めることが重要です。

処分の均衡を欠くと、処分について客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められないということになりかねず、無効と判断されかねません（労契法１５条）。
戒告やけん責にも関わらず、改善が認められない場合に、更に重い処分が検討されるべきことになります。

メール・ネットの私的利用に関する判例

メール・ネットの私的利用に関する裁判例として、日経クイック情報事件があります。

事件の概要

社内で誹謗中傷メールが送られた事件を調査する過程で、その送信者ではないかと疑われる労働者について、会社のファイルサーバーに保存されていた当該労働者の通信データを調査したこと等が不法行為であるとして、労働者が会社に損害賠償請求をしたという事案です。

裁判所の判断

東京地判平成14年2月26日

裁判所は、「私用メールは，送信者が文書を考え作成し送信することにより，送信者がその間職務専念義務に違反し，かつ，私用で会社の施設を使用するという企業秩序違反行為を行うことになることはもちろん，受信者に私用メールを読ませることにより受信者の就労を阻害することにもなる。」と判示したうえで、当該事案の事実関係からして、調査の必要性や相当性を認め、調査に違法なところは認められない判断しました。

ポイント・解説

私用メールが職務専念義務に反し、かつ、企業秩序違反行為であることを明示している点で、メール・ネットの私的利用の禁止にあたって参考となる裁判例です。

メールやネットの私的利用に関する規定や対処法について、企業法務に精通した弁護士がアドバイスいたします。

以上に述べたように、メールやネットの私的利用は職務専念義務に反するものであって、従業員がこれを行っている場合には適切に対処すべきです。

ただ、就業規則において禁止しているかどうか（懲戒事由としているか）、モニタリングの根拠を定めているか等、事前の準備も必要となってくるため、企業法務に精通した弁護士のアドバイス等の関与が必要となってきます。
仮に、従業員の解雇まで検討している場合は、なおさら弁護士などの専門家の関与が不可欠となってきます。

埼玉県内で、メールやネットの私的利用に関する規定や対処法についてお悩みの企業は、ぜひ一度、弁護士法人ALG＆Associates埼玉法律事務所にご相談ください。