テレワークの対象業務、対象者の範囲と就業規則の規程について

テレワークという言葉が一般に普及してしばらく経ちました。
テレワークとは、労働者が情報通信技術を利用して行う事業場外勤務のことを意味します。
労働者にとっては、時間や場所にとらわれずに柔軟に働くことができる勤務形態という意味でメリットがあり、企業（使用者）にとっても、育児や介護等を理由とした労働者の離職の防止や遠隔地の優秀な人材の確保、オフィスコストの削減等のメリットがあります。

では、テレワークを導入する際に、どういった点に気を付けて行けばよいのでしょうか。
今回は、テレワークの導入の際に気をつけるべきポイント等について詳しく解説していきます。

テレワーク導入時の対象業務・対象者に関する留意点

まずは、テレワークを導入する対象業務や対象者を選別していかなければなりません。
もちろん、全社員、全業務をテレワークとすることもあり得るでしょうが、通常は、一部の社員に対して導入される企業が多いです。

テレワークの対象業務の選定

まずは、どのような業務がテレワークに向いているかどうかを選定するなど、対象業務レベルで選定していくことが考えられます。
例えば、IT関係の業務については、一般的にテレワークに向いている仕事と考えられています。
これは、プログラムの作成や一定量のデータ入力であれば、決まった場所で働く必要性がそこまで高くないことや、労務管理の面からも成果や仕事量が可視化しやすいことが理由として挙げられます。

テレワークに向かない業務とは？

例えば、保育や介護等、いわゆるエッセンシャルワーカー（社会基盤を支えるために必要不可欠な仕事に従事する労働者）等が従事する業務については、その性格上テレワークを実施することが難しいでしょう。
ただ、エッセンシャルワーカーであっても、個別の業務によっては実施できる場合もあり、必ずしもその業務の一般的な態様を前提に対象業務を選定する必要はありません。
仕事内容の本質的な見直しを行う機会にもつながりますから、一般的にテレワークに向いていない業務であったとしても、テレワークでも可能な業務を洗い出す作業を行うことも考えられます。
ただ、オフィスに出勤する労働者に多くの業務が偏らないように留意していくことも、もちろん必要です。

テレワーク勤務の対象者の範囲

テレワークに向いている業務について勤務している従業員を対象としていくことが第一の選択となります。
ただ、テレワークを導入するきっかけは様々で、労働者自身がテレワークを希望する場合もあれば、企業から指示する場合もあります。
対象者を選定するにあたっては、対象業務に従事する労働者自身にも納得してもらったうえで進めていく必要があります。
また、新入社員、中途採用の社員及び異動直後の労働者については、業務について上司や同僚等に聞きたいことも多く、不安が大きい場合があるとされています。そういった点にも注意しながら、対象者の範囲を選定していく必要があります。

テレワークを希望しない労働者への対応は？

就業場所は、労働条件明示義務の対象にもなっているもので、契約書や就業規則上に記載された範囲を超えてテレワークを行わせることはできませんから、その場合には、労働者の合意を得たうえで、労働契約の変更が必要となってきます。
そのため、まずは、テレワークを命じることができるかどうかを確認する必要があります。
ただ、在宅での勤務は、生活と仕事との線引きが困難になることもあり、契約書や就業規則上、テレワークを命じられるとしても、まずは労働者とコミュニケーションをとり、労使双方の納得が得られる方法を模索することがよろしいです。

テレワークの導入時には就業規則の変更が必要か？

テレワークを命じるには、明示された就業場所に含まれている必要があります。
また、テレワークでの勤務については、費用負担の取扱いや労務管理の面からも、労使で協議して策定したテレワークのルールを定めておくことが望ましいです。 そのため、テレワーク導入時には、就業規則を変更し、テレワーク勤務規程を策定する必要があるといってよいでしょう。

就業規則の作成義務がない会社の場合

１０人未満であれば、労基法上、就業規則の作成義務はありません。
しかしながら、テレワークを実施するうえでは、様々な労使の取り決めが必要となります。これを労働契約書等で全て記述することは困難でしょうから、就業規則を作成しておくことをお勧めします。

「テレワーク勤務規程」の新設について

テレワークについて、就業規則を変更する場合には、本則に全て記載して盛り込むか、各種規程としてテレワーク勤務規程等を策定する方法が考えられます。
いずれの方法でも有効ですが、テレワーク対象者に、改めて周知する際に、本則全てを提示するよりも、テレワーク勤務規程を提示する方が簡便でしょうから、テレワーク勤務規程を新設されることをお勧めします。

テレワークの就業規則で定めておくべき事項

テレワーク勤務規程に定めておくべき事項としては、以下のものが考えられます。

対象者

例えば、まずは、【テレワーク】での勤務の対象者がどこまでの範囲なのか明記すべきでしょう。
就業規則に規定する対象者は、実際にテレワークを行う者やテレワークをする可能性がある人すべてにしておくべきです。
ただし、その規定の仕方については、例えば、

①テレワークを希望する、
②勤続年数の要件（１年以上など）を満たす、
③自宅の執務環境・セキュリティ環境などが適正と認められる

など対象者を明確に限定する規定が必要です。
他方で、近時の新型コロナウィルス感染症の拡大のような緊急時の対策として、感染症の拡大や災害発生時などには全従業員に【テレワーク】を命じることができる旨の規定を設けておくという方法もあります。

就業場所

「使用者が許可する場所」においてテレワークが可能とし、その使用許可基準を定めておくことが考えられます。
例えば、自宅での勤務（在宅勤務）だけを許可するのか、サテライトオフィス勤務（所属するオフィス以外の他のオフィスや遠隔勤務用の施設を就業場所とする働き方）やモバイル勤務（カフェなどを就業場所とする働き方）も許可するのか、ワーケーションはどうなのか、どういった基準で許可するのかといったところも定めておくことが考えらえます。
許可基準を緩くしたり、不明確にしていると、情報管理が行き届かない場で仕事をしてしまい、会社としては情報漏えいなどのリスクに晒されることも考えられます。

労働時間の取扱い

テレワークは、オフィスでタイムカードを切るわけではないため、労働時間の取扱いにも規定が必要です。例えば、テレワークに使用する情報通信機器の使用時間の記録などによって把握することも考えられます。 また、中抜けの希望もあるでしょうが、その中抜けの取扱いについても、テレワーク勤務規程の中に盛り込んでおく必要があります。 その他、時間外労働の管理の方策として、テレワーク勤務規程に、原則として残業を認めないという規定を盛り込むことも考えられます。

通信費等の費用負担

テレワークによって労働者に過度の負担が生じることは望ましくないとされています。 また、通信機器は貸与も多いでしょうが、どのようなルールで貸与するかも予め規定に定めておくことが望ましいです。 通信費や光熱費は自宅であれば、業務使用と個人使用を切り分けることが困難であるため、一定額を会社負担とする例もあります。 いずれにせよ、費用負担は、予めテレワーク勤務規程によって定めておくことが望ましいです。

通勤手当

テレワークであれば、オフィスへの通勤費は不要となります。 この点についても、労使でどのように負担するか（例えば、オフィスへ出勤するときは別途実費精算とすることや、テレワーク前に購入した定期券に清算を必要とする場合の清算方法など）、予め就業規則で定めておくことが望ましいです。

人事評価

テレワークを行う労働者と、行わない労働者との間の人事評価を変更することも考えられますが、そこに不合理な差があってはなりません。その取扱いについて、就業規則上に定めを置くとしても、不合理な差別とならないように注意が必要です。

服務規律

テレワークでは、オフィスでの勤務と異なるところが多く、服務規律も、オフィスだけを想定したものでは対処に困る事態も考えられます。 たとえば、情報管理の面では公共性の高いネットワークへの接続禁止を定める等してセキュリティ面の管理を徹底していくことが考えられますし、服装規程も、各テレワークの実態に沿ったものに変更することもありうるでしょう。

安全衛生

テレワークであったとしても、事業主には、労働衛生慣例法令の適用と規定遵守の必要があります。
健康相談を行うことができる体制の整備や、必要な健康診断を受けさせる措置も変わらず必要となります。

教育訓練・研修

テレワークを推進するうえでは、社内教育の面でもオンラインで実施することが考えられます。
ただ、当該事項については、労基法８９条７号から考えて、就業規則に規定する必要があります。
テレワークを行う労働者の教育訓練・研修について、規定が漏れないように注意しましょう。

テレワークの導入について不明点があれば弁護士にご相談ください。

テレワークが普及して、少しの時間が流れました。
コロナウイルスに関しては、影響が落ち着いてきたところがありますが、テレワークについては、各企業にとって、導入を検討したり、導入を継続し続けないといけない時代にまでなったと考えられます。
テレワークを導入するにあたっては、今回説明したように、労使で協議し、決定しておかなければならないところも多く、また労務管理の方法も従来型のものだけでは足りない状況にあります。
適切なテレワークを導入するにあたっては、弁護士などの専門家の関与が不可欠です。
埼玉県内でテレワークの導入についてお悩みの企業は、ぜひ一度、弁護士法人ALG＆Associates埼玉法律事務所にご相談ください。