従業員から残業代を請求されたら？企業がとるべき対応と反論する際のポイント

最近、従業員が弁護士に依頼して、残業代を請求されているというご相談をよくいただきます。
弁護士から突然内容証明郵便が届くと、どう対処すべきかわからないという経営者の方は良くいらっしゃいます。
今回は、残業代を請求された場合の企業側の対応について、ご説明させていただきます。

従業員から残業代を請求された場合の対応

従業員から残業代を請求された場合には、以下の点に注意して対応することが大事です。

従業員の請求に反論の余地があるかを検討する

まずは、従業員からの請求に、反論できる点がないかどうか、検討する必要があります。
適正な請求に対して、残業代を支払うべきことは避けられませんが、従業員の請求が全て適正かどうかは、検討する必要があります。具体的な反論のポイントは後で述べさせていただきます。

支払い義務のある残業代を計算する

従業員からの請求もそうですが、企業には、従業員の労働時間を適正に把握するべき義務があります。
タイムカードなどを用いて、管理していた労働時間に基づいて、まずは自社でも、未払の残業代がないかどうか、計算することが大事です。

和解と反論のどちらで対応するかを決める

これは交渉事全般に言えることですが、徹底的に争っていくのか、どこかで和解するのか、企業としての落としどころを考えておく必要があります。
残業代を請求された以上、そのままにはしておけませんから、どうやって結論を出すのか、企業側としても検討していく必要があります。

労使間の話し合いにより解決を目指す

和解の方向に舵をきった場合には、なるべく労使間の話し合いによって解決を目指すことになります。
この場合は、従業員の請求に反論できるところがあれば反論し、自社の立場なども伝えて、労使間で解決を目指すことになります。

労働審判や訴訟に対応する

他方で、協議がまとまらない場合には、労働審判や訴訟を提起されてしまいますから、これに対応していく必要があります。
労働審判も、訴訟も、裁判所を通じた紛争解決手段ですから、会社としても、適切に対応していく必要があり、できる限り反論していくことが大事になってきます。

残業問題に詳しい弁護士に依頼する

残業代の請求は、労働時間の精査のみならず、固定残業代の有効性など、法的な争いに発展することも多く、自社のみで対処していくことはなかなか困難なところがあります。
残業問題に詳しい弁護士に依頼することで、法的に詳しい、自社の味方を得ることができますので、残業代を請求された場合には、弁護士にご依頼されることをお勧めします。

残業代請求に対する会社側の5つの反論ポイント

以下の５つのポイントは、多くの残業代請求事件で問題となる事柄ですので、請求された場合には、精査が必要です。

①従業員が主張している労働時間に誤りがある

そもそも、従業員が主張している労働時間に誤りがあるケースは多いです。
労働者側は、自身が勤怠の正確な資料を有していないとか、タイムカードを切ったたうえで残業していた等と主張する際に、自身のメモなどに基づいて、労働時間を算定してくることがあります。
この場合、正確性を欠く労働時間の主張となりがちです。
これに対して、会社は、適正に把握している労働者の労働時間を確認し、反論していく必要があります。

②会社側が残業を禁止していた

労働時間とは、労働者が使用者の指揮命令下にある時間を意味しますが、会社が明示的に残業を禁止していることもあります。
もちろん、残業せざるを得ない仕事量を命令しているのに、形式的に残業を禁止しているということは許されませんが、そうではないにもかかわらず、勝手に労働したと主張されたとしても、労働時間といえないこともあります。
残業禁止している企業の場合は、この点にも精査が必要です。

③従業員が管理監督者に該当している

管理監督者に対しては、深夜割増を除き、残業代を支払う必要はありません。
残業代を請求してきた従業員が、管理監督者と言えるほどの人物であった場合、その点に関する反論を忘れないようにする必要があります。

④固定残業代(みなし残業代)を支給している

よく問題となりますが従業員に対して、固定残業代を支給しているケースがあります。
固定残業代は、予め想定した残業時間分の割増賃金を、残業したかどうかにかかわらず支払うもので、残業代の基礎となる賃金には含まれませんし、既払いの残業代として考慮されることになります。
ただ、固定残業代の有効性については、明確区分性など、法的な要件が求められますので、精査の上、反論していく必要があります。

⑤残業代請求の消滅時効が成立している

残業代の時効は、令和２年４月１日以降は３年、それよりも前は２年の消滅時効にかかります。
従業員の勤続年数が長い場合、時効にかかっている部分も含めて請求されることがあり、その場合、安易に回答すると、時効援用が出来なくなる恐れもあります。
請求書の内容を精査して、時効が援用できるようであれば、時効援用していく必要があります。

残業代請求の訴訟で会社側の反論が認められた裁判例

残業代の訴訟で、会社側の反論が認められた裁判例として、神代学園ミューズ音楽院事件判決（東京高判平成１７年３月３０日）があります。

事件の概要(事件番号・裁判年月日・裁判所・裁判種類)

残業禁止命令が出されていたにもかかわらず、従業員からは、残業しないで仕事をこなすことは不可能であったとして、黙示の指揮命令下に置かれていたとして、残業代が請求された事案です。

裁判所の判断

裁判所は、企業は、従業員に対して「繰り返し36協定が締結されるまで残業を禁止する旨の業務命令を発し、残務がある場合には役職者に引き継ぐことを命じ、この命令を徹底していたものであるから，上記の日以降に原告らが時間外又は深夜にわたり業務を行ったとしても、その時間外又は深夜にわたる残業時間を使用者の指揮命令下にある労働時間と評価することはできない。」と判断して、使用者からの残業禁止命令（＝労働時間を否定。）の主張を認めました。

ポイント・解説

企業が、単に残業禁止命令を出すにとどまらず、残務の引継ぎも命令していたことや、その命令を徹底していたことが評価されて、労働時間性が否定されている点がポイントです。
単に残業禁止命令を出せばよいというのではなく、それを徹底させることが、労働時間性を否定するポイントです。

従業員からの残業代請求に対応する際の注意点とポイント

残業代請求を無視しない

従業員から、残業代を請求されたとしても、無視してはいけません。無視することで不誠実な態度と受け取られることもありますし、紛争が、訴訟や労働審判へ移行してしまうリスクもあります。
従業員から残業代を請求された場合には、適切に対処していくことが重要です。

労働基準監督署への対応は誠実に行う

残業代を支給していなかったことを労働基準監督署に通報された場合、労働基準監督署からも問い合わせが来ることがあります。
これに対しても、誠実に対応する必要があります。労働基準監督署への対応を疎かにする場合、事後的に指導を受けたり、刑事罰を受けるリスクもありますので、注意が必要です。

労働時間の管理体制を見直す

従業員から残業代を請求された多くの企業では、労働時間の管理が不適切だったことに起因して、未払い残業代があると判断されることがあります。
このような場合、残業代を請求されたことを契機として、自社の労働時間の管理体制を見直すことも重要です。

弁護士に残業代請求の対応を依頼するメリット

従業員から残業代を請求された場合、弁護士に残業代請求の対応を依頼することをお勧めします。

残業代請求に応じるべきかどうかアドバイスできる

そもそも、労働時間の該当性や固定残業代の問題など、残業代請求に応じるべきかどうかは、法的な判断も伴うもので、自社のみで判断することにはリスクもあります。
労働法務の専門家である弁護士に、対応を依頼することで、どのように対処していくべきかアドバイスを受けることができます。

労働審判や訴訟に発展した場合でも対応できる

また、交渉が上手くいかなかった場合に、労働審判や訴訟に発展したとしても、弁護士は裁判所とのやり取りの専門家でもありますから、そのまま対応を依頼することも可能です。

残業代以外の労務問題についても相談できる

弁護士は、労務問題全般の専門家でもありますから、残業代の紛争のみならず、就業規則の見直しなど、労務問題全般について相談することも可能です。

従業員から残業代を請求されたら、お早めに弁護士法人ALGまでご相談下さい。

従業員から残業代を請求された場合には、早期に適切な対応をすることが重要です。
埼玉県内で、従業員から残業代を請求されてお悩みの企業様は、ぜひ一度、弁護士法人ALG＆Associates埼玉法律事務所まで、ご相談ください。